Технология массового подбора линейного персонала

Задача массового набора кадров является сложной даже для опытных менеджеров по персоналу. Однако соблюдение основных правил, учет специфики этого процесса и применение новейших HR-технологий позволяют в короткие сроки закрыть большинство вакантных позиций без лишних усилий и финансовых трат.

Массовый и точечный подбор персонала

Массовый подбор персонала — рекрутинг значительного количества линейных сотрудников, набираемых на однотипные вакансии в течение ограниченного периода времени. Целью процесса является максимально оперативное закрытие вакантных должностей квалифицированными кадрами.

Особенности

Отличительными особенностями массового подбора сотрудников являются:

1. ограниченные временные рамки на поиск кандидатов;
2. одновременное распространение большого объема вакансий;
3. работа с большим объемом информации;
4. задействование различных площадок;
5. большой бюджет;
6. вовлечение в процесс подбора значительных человеческих ресурсов.

Специфика массового рекрутмента заключается в необходимости в сжатые сроки эффективно обработать большой объем информации и провести встречи с претендентами, при этом не должно пострадать качество отбора.

Потребность в массовом рекрутменте

Массовый найм персонала наиболее востребован в крупных компаниях регионального и общегосударственного уровня, ежедневно закрывающих несколько тысяч однотипных позиций.

С точки зрения экономической специализации массовый рекрутинг наиболее распространен в следующих отраслях:

• розничная и оптовая торговля;
• строительный бизнес;
• сфера гостеприимства;
• агропромышленный комплекс и сельское хозяйство;
• промышленность;
• добывающие отрасли (персонал на вахту в нефте- и газодобыче и т.д.)

Система массового подбора

Организация

С целью построения успешной системы массового рекрутинга крупные компании формируют специализированные отделы, отвечающие за процессы поиска и подбора линейных сотрудников.

Организация эффективного массового рекрутмента включает следующие этапы:

1. Формирование команды специалистов, включающей не только сотрудников HR отдела, но и представителей других отделов, компетентных в вопросах профессиональных требований к вакантным позициям.
2. Составление перечня конкретных критериев отбора кандидатов: как профессиональных, так и личностных, с учетом корпоративной этики и ценностей компании.
3. Разработка плана ректрутинга с определением временных рамок для каждого этапа.
4. Запуск рекламной кампании о массовом наборе сотрудников.

Методы поиска

Для обеспечения высокого качества подбора кадров необходимо охватить наибольшее количество потенциальных кандидатов. По этой причине массовый рекрутмент предполагает одновременное использование нескольких методов поиска и привлечения соискателей:

1. Внутренние ресурсы: привлечение к процессу найма уже работающих сотрудников и подбор претендентов с учетом их рекомендаций и профессиональных знакомств.
2. Доски профессиональных объявлений и ярмарки вакансий: размещение объявлений о масштабном поиске сотрудников возможно как на рекрутинговых сервисах hh, SuperJob, Job.ru, так и в специализированных СМИ и на онлайн порталах с объявлениями AVADA, Хочу работу и др.
3. Профильные вузы, колледжи (при отсутствии требований к опыту кандидатов).
4. Социальные сети: размещение вакансий в тематических сообществах по поиску работы, а также в группе компании.
5. Кадровые агентства, специализирующиеся на закрытии большого объема вакансий в сжатые сроки.

Технология

В рамках массового подбора персонала осуществляются:

• поиск релевантных претендентов: как активными (например, прозвон по базе резюме), так и пассивными (размещение вакансий и объявлений на публичных ресурсах) технологиями;
• подбор кадров на основе проводимых телефонных интервью, индивидуальных и групповых собеседований, онлайн и оффлайн тестирования и т.д.;
• найм успешных кандидатов на работу: ввод в должность, обучение и адаптация, сопровождение в течение стажировки и испытательного срока.

Инструменты

Процесс массового укомплектования штата крупной фирмы предполагает сочетание эффективных инструментов продаж, маркетинга и IT.

Инструменты из отдела продаж:

• воронка (принцип воронки продаж);
• скрипты телефонных разговоров (холодных и теплых);
• презентация компании, вакансии и т.д.;
• выявление истинных потребностей кандидата.

Используемые маркетинговые инструменты:

• портрет целевого клиента (кандидата);
• оценка рекламных площадок;
• создание рекламного предложения (составление вакансии);
• реферальные ссылки для уже работающих специалистов;
• брендирование;
• рекламные кампании (контекстная реклама и т.д.);

Инструменты IT:

• социальные сети;
• специализированные порталы;
• digital-инструменты;
• чат-боты;
• онлайн формы тестирования и интервьюирования.

Подбор линейного персонала.

Спецификой подбора линейного (в первую очередь, рабочего) персонала является фокус на конкретно-измеримых параметрах кандидата, которые могут быть оценены без специальных инструментов:

• возраст;
• трудовой стаж;
• образование;
• физическая подготовка и т.д.

Менее значимыми характеристиками для менеджера по массовому подбору персонала являются психологические черты и особенности характера потенциальных работников.

Планирование

Главной задачей подготовительного этапа перед запуском массового найма кадров является планирование, то есть составление подробного и точного плана действий на всех этапах рекрутмента.

Основные вакансии

Перед началом поиска необходимо:

1. определиться с перечнем позиций необходимого компании линейного персонала,
2. на основании диалога с представителями смежных отделов составить портрет идеального кандидата, в котором учтены как профессиональные, так и личностные характеристики,
3. составить грамотное и не противоречащее законодательству РФ описание каждой вакансии, особое внимание стоит уделить обязанностям рабочего и графику труда, а также описать преимущества трудоустройства в вашей организации.

Ключевые этапы

Основными этапами на стадии планирования являются:

• обсуждение перечня вакансии и требований к кандидату с сотрудниками и руководством других отделов;
• расчет и формирование бюджета;
• составление медиаплана,
• подготовка и запуск рекламной кампании.

Сроки этапов подбора

При составлении временного плана ввода новых сотрудников необходимо учитывать следующие этапы:

• составление и публикация вакансии, запуск рекламной компании (1 неделя);
• сбор релевантных резюме (1-1,5 недели);
• этап группового отбора (1-3 дня);
• индивидуальные интервью (3 дня);
• период обучения и адаптации (2-3 месяца).

Если в процесс отбора и найма новых кадров вовлекаются сотрудники из смежных отделов, то план подбора работников должен составляться с учетом сезонности, графиков отпусков, загруженности коллег.

Бюджет подбора

Основными затратами в рамках осуществления массового набора персонала станут:

• маркетинг и реклама;
• подготовка и печать презентационных и раздаточных материалов на специализированных мероприятиях и собеседованиях;
• затраты на мобильную связь, транспорт;
• закупка необходимого оборудования и материалов для очных этапов отбора;
• оплата труда привлеченного персонала (при использовании услуг колл-менеджеров);
• аренда помещения (при необходимости).

Источники найма

В зависимости от специфики целевой аудитории потенциальных специалистов выбирают наиболее эффективные способы продвижения и источники найма:

• СМИ и наружная реклама — для рабочих должностей, в регионах;
• центры занятости — для рабочих специальностей и др.;
• интернет-каналы — для сотрудников колл-центров, менеджеров-консультантов и т.д.;
• социальные сети — при поиске сотрудников с малым опытом и без стажа, кадров в сферу услуг и т.д.;
• группы и сообщества компании в Интернет — для компаний со звучным «брендом» и пользующихся хорошей репутацией у кандидатов.

HR-брендинг

Под HR-брендингом понимается имидж компании как работодателя, формирующийся на основе отзывов и мнений как сотрудников организации, так и потенциальных работников. Формирование привлекательного для соискателя образа фирмы способствует значительному сокращению временных, финансовых и трудозатрат на массовый найм сотрудников за счет значительного снижения ресурсов на этапе привлечения и рекламы.

Для создания успешного HR-бренда необходимо на постоянной основе осуществлять:

• развитие корпоративной культуры;
• разработку EVP и медиаполитики (позиционирования компании на рынке труда);
• SMM-продвижение;
• сетевое позиционирование, в том числе минимизацию негативных отзывов сотрудников и соискателей на специализированных порталах.

EVP (Employee Value Proposition — ценностное предложение сотруднику

Медиа-план

Медиаплан представляет итоговый документ, формирующийся на основании всех проведенных работ по планированию рекрутмента. Он представляет перечень выбранных методик, инструментов, технологий, источников поиска и подбора, привязанный к согласованным с другими отделами этапам и срокам процесса.

Основные этапы подбора

Этапы массового подбора персонала лучше всего представить в виде воронки подбора персонала, состоящей из 5 этапов.

Подготовительный этап

Суть этапа — оценка профильного рынка труда в региональном разрезе. Она осуществляется на основе данных аналитических отчетов, полученные результаты сопоставляются с условиями труда в компании и предлагаемыми условиями.

Ключевые параметры, которые необходимо оценить:

• объем рынка (сколько кандидатов в поиске работы по конкретной специальности);
• уровень конкуренции (число аналогичных вакансий других компаний);
• диапазон зарплатных ожиданий релевантных соискателей;
• отличительные характеристики условий труда (реальных и предпочтительных для будущих кадров).

На основании выводов составляется итоговое описание вакансии и размещается на выбранных на стадии планирования площадках.

Отбор кандидатов

Отбор кандидатов включает следующие этапы:

1. Обработка теплых откликов методом телефонного скриннинга: возможно как использование собственных специалистов по массовому подбору персонала, так и привлечение менеджеров колл-центра. На данном этапе используются скрипты, позволяющие отсеять кандидатов, полностью не соответствующих вакансии (от 20 до 80%).
2. Групповое собеседование, проводящееся для 10-15 кандидатов и включающее, помимо общения с рекрутером, заполнение анкеты и специальных тестов на личностные характеристики (30-45 минут по времени каждое). Отсеивается до 90% от прошедших на эту стадию соискателей.
3. Индивидуальное собеседование с успешными претендентами. На этом этапе проверяются заявленные соискателем профессиональные характеристики и опыт, а также задаются общие вопросы в рамках должности. Продолжительность — не более 15 минут.

Кандидаты, получившие положительную оценку на стадии индивидуального интервью, приглашаются на работу.

Обучение и адаптация

За оформленными сотрудниками закрепляются наставники, отвечающие за обучение и адаптацию новых кадров на стадии их стажировки (2 недели) и испытательного срока (3 месяца) в компании.

На данном этапе также происходит отсев претендентов (5-10%).

После сдачи экзамена по специальности и официального допуска к рабочему процессу новый сотрудник считается официально принятым.

Анализ результатов

При осуществлении анализа результатов массового найма и расчете KPI рекрутеров рассчитывается доля новых специалистов, успешно прошедших период адаптации и трудоустроенных, от общего числа оформленных на обучение кандидатов. Также собирается обратная связь от руководителей отделов для совершенствования процесса отбора в будущем.

Воронка и метрика массового подбора

Оценка эффективности специалистов по массовому рекрутингу осуществляется на основании анализа воронки подбора с применением различных метрик.

Главным преимуществом воронки подбора на стадии анализа массового является возможность рассчитать необходимые показатели на каждом из этапов отбора.

В HR-менеджементе представлено более 5000 метрик, выбор которых в каждой конкретной ситуации связан с необходимостью точечно повлиять на определенный процесс с целью улучшения результатов. Чаще всего рассматриваются следующие параметры:

• скорость закрытия вакансии;
• темпы работы рекрутера;
• соотношение лидов на каждом из этапов воронки;
• скорость получения первых откликов;.
• стоимость одной вакансии;
• степень релевантности резюме и т.д.

Услуги hr-агентств по массовому подбору персонала

Организации, не имеющие опыта массового рекрутинга или не желающие самостоятельно расширять штат отдела персонала, обращаются за этой услугой «под ключ» в специализированные кадровые агентства. Такой вариант позволит не только сэкономить время и трудозатраты, но и гарантировать профессиональный подход к подбору сотрудников. При этом компания может как полностью делегировать агентству процесс массового поиска и отбора сотрудников, так и оставить за собой право финального собеседования с успешными кандидатами.